האקתון ומייקאתון בארגון: פיתוח והנחיה מרעיון לניסוי

האקתון ומייקאתון בארגון הם מהלכי עבודה מרוכזים שמחברים אנשים סביב אתגר מוגדר, פיתוח חלופות ובניית אב־טיפוס שאפשר לבחון. הסדנה עוסקת בפיתוח ובהנחיה של התהליך: בחירת האתגר, הגדרת תוצרים, תכנון שלבים, גיוס צוותים ומנטורים, יצירת רעיונות, בדיקה וקבלת החלטה על ההמשך. המטרה אינה לייצר אירוע מרשים בלבד, אלא ליצור למידה ותוצאה שמתחברות לצורך ארגוני.

מהו האקתון ומהו מייקאתון?

בהקשר ארגוני, האקתון הוא מסגרת זמן ממוקדת לפתרון אתגר באמצעות צוותים, רעיונות וניסויים. מייקאתון מדגיש בדרך כלל גם יצירה ובנייה מעשית של דגם, תהליך או פתרון שניתן להמחיש. בשני המקרים חשוב להגדיר מראש מה רוצים ללמוד ומה ייחשב תוצר שימושי. הפורמט יכול להתאים לאתגר שירותי, תפעולי, ניהולי, קהילתי או טכנולוגי. הוא אינו חייב להתבסס על כתיבת קוד. הבחירה בין האקתון, מייקאתון או מהלך משולב תלויה באופי האתגר, במשתתפים, במשאבים ובסוג האב־טיפוס שאפשר לבנות ולבחון.

למי מיועד תהליך הפיתוח וההנחיה?

התהליך מיועד להנהלות, מנהלי חדשנות, למידה, משאבי אנוש, יחידות מקצועיות ומובילי פרויקטים שמבקשים לתכנן האקתון או מייקאתון. הוא מתאים לארגון שנמצא בשלב הרעיון וזקוק למסגרת, וגם לצוות שכבר בחר נושא אך צריך לדייק את האתגר, את חוויית המשתתפים ואת מנגנון ההמשך. ניתן לשתף עובדים מיחידות שונות, מומחים, משתמשים או שותפים, בהתאם לצורך ולגבולות המידע. השונות בצוותים יכולה להרחיב נקודות מבט, אך דורשת הכנה: שפה משותפת, תפקידים, חומר רקע וכללים שמאפשרים לכולם לתרום.

איך מגדירים אתגר ותוצאה רצויה?

אתגר טוב ממוקד באדם, בתהליך או בתוצאה ולא בפתרון שכבר הוחלט עליו. במקום לשאול איך להטמיע כלי מסוים, אפשר לשאול כיצד לקצר שלב בתהליך בלי לפגוע באיכות. המשתתפים לומדים לנסח את המצב הקיים, הקהל, הצורך, הגבולות והמידע שיש לאסוף לפני האירוע. לאחר מכן מגדירים תוצרים: רעיון מנומק, מסע משתמש, דגם, תהליך, אב־טיפוס או ניסוי. קריטריונים לבחינה נקבעים מראש ויכולים לכלול ערך, ישימות, למידה, סיכון והתאמה לצורך. הקריטריונים עוזרים לצוותים לכוון מאמץ ומאפשרים שיחה עניינית בסיום.

כיצד מתכננים שלבים, כללים וזמנים?

המהלך נבנה כרצף: פתיחה והצגת האתגר, היכרות עם הקהל, יצירת חלופות, בחירה, בניית אב־טיפוס, בדיקה והצגה. לכל שלב מגדירים מטרה, זמן, הנחיה ותוצר ביניים. המבנה צריך להעניק קצב אך להשאיר מקום לחקירה ולשינוי כיוון כאשר מתגלה מידע חדש. כללים ברורים מתייחסים לשימוש במידע, לקניין ולקרדיט בהתאם למדיניות הארגון, לאופן קבלת עזרה ולדרך הצגת התוצרים. אין להניח שהמשתתפים יודעים מה מותר ומה מצופה. תדריך קצר ודוגמאות מפחיתים אי־ודאות ומאפשרים להתמקד באתגר.

איך בונים צוותים ומפעילים מנטורים?

צוותים נבנים לפי הידע ונקודות המבט הדרושים לאתגר, ולא רק לפי יחידה ארגונית. אפשר לשלב היכרות עם הבעיה, יכולת ביצוע, הבנת משתמש והצגה. בתחילת העבודה מגדירים תפקידים זמניים: הובלת תהליך, תיעוד, בדיקה ותיאום, תוך אפשרות לשנות אותם לפי הצורך. מנטור אינו נותן את הפתרון לצוות. הוא עוזר לחדד הנחה, מצביע על מידע חסר ושואל כיצד ניתן לבדוק את הרעיון. כדי למנוע עצות סותרות, מבהירים למנטורים את מטרת האירוע, את הקריטריונים ואת גבולות התפקיד. הצוות נשאר בעל ההחלטה והאחריות לתוצר.

איך עוברים מרעיון לאב־טיפוס?

רעיון הופך ללמידה כאשר אפשר להמחיש או לבדוק אותו. אב־טיפוס יכול להיות תרשים, תסריט, מסך, דגם, תהליך מדומה או חוויית שירות. אין צורך לבנות פתרון מלא. בוחרים את החלק שבו קיימת ההנחה החשובה ביותר ומפתחים ייצוג מספיק ברור כדי לקבל משוב. הצוות מנסח מה הוא מבקש לבדוק, עם מי וכיצד יתעד את התגובה. לאחר הבדיקה הוא מחליט מה נשאר, מה משתנה ומה דורש מידע נוסף. ההנחיה מדגישה שהצגת בעיה ברעיון אינה כישלון; היא תוצאה שימושית שמונעת השקעה מוקדמת בפתרון שאינו מתאים.

כיצד מעריכים תוצרים וממשיכים אחרי האירוע?

הצגה מסכמת צריכה לחבר בין האתגר, התובנה, הרעיון, האב־טיפוס והלמידה. צוות הבוחנים משתמש בקריטריונים שפורסמו מראש ושואל שאלות הבהרה. הבחירה אינה חייבת להסתיים בדירוג יחיד; ניתן לזהות רכיבים מבטיחים, שאלות פתוחות ורעיונות שמתאימים לניסוי נוסף. לפני האירוע מגדירים מנגנון המשך: מי מקבל החלטה, איזה מידע נדרש, מי אחראי לצעד הבא ומתי תתקיים בחינה. ללא בעלות ומשאבים, גם תוצר טוב עלול להיעצר. התוצר היישומי של הסדנה יכול להיות מסמך הפעלה הכולל אתגר, שלבים, תפקידים, קריטריונים ותוכנית המשך.

החיבור למודל 5 המפתחות

המפתח המוביל: חשיבה וקבלת החלטות. האקתון ומייקאתון דורשים לנסח בעיה, לפתח חלופות, לבדוק הנחות ולבחור המשך על בסיס למידה. מפתח משלים: מנהיגות וביצוע. הוא בא לידי ביטוי בתכנון המהלך, בחלוקת אחריות ובהעברת תוצר מניסוי לצעד ארגוני. להיכרות עם המסגרת ניתן לעבור אל מודל 5 המפתחות ולבחון פעילויות נוספות בעמוד תוכניות וסדנאות למנהלים.

שאלות נפוצות על האקתון ומייקאתון

האם האקתון חייב להיות טכנולוגי?

לא. אפשר לעבוד על אתגר שירותי, תפעולי, ניהולי, קהילתי או טכנולוגי, בהתאם לצורך הארגוני.

מה ההבדל בין רעיון לאב־טיפוס?

רעיון מתאר כיוון; אב־טיפוס ממחיש חלק ממנו באופן שמאפשר לבדוק הנחה ולקבל משוב.

האם חייבים לבחור זוכה?

לא. ניתן לבחור כמה כיוונים לניסוי, לשלב רכיבים או להחליט שנדרש מידע נוסף לפני המשך.

מה תפקיד המנטורים?

לשאול, לחדד, להצביע על מידע חסר ולעזור לצוות לבדוק את הרעיון, בלי לקחת ממנו את הבעלות.

מהו תוצר יישומי אפשרי?

מסמך הפעלה הכולל אתגר, תוצרים, שלבים, תפקידים, קריטריונים, אב־טיפוס ותוכנית המשך.

השלב הבא: לתכנן מהלך שמוביל לניסוי

רוצים לפתח האקתון או מייקאתון שמחובר לאתגר ולצעד המשך? פנו לתיאום שיחת התאמה לפיתוח ולהנחיית האקתון ומייקאתון.